Стоимость жизни в Германии остается высокой, и для многих сложно оплачивать даже текущие расходы. С другой стороны, возмещение транспортных расходов сотрудников работодателем — это хорошая возможность сэкономить, так как позволяет пользоваться налоговыми льготами. В этой статье мы расскажем о различных вариантах возмещения транспортных расходов и положенном в таком случае льготном налогообложении.
Билет за 49 евро
Работодатели могут полностью оплачивать билет за 49 евро для своих сотрудников или брать на себя только часть расходов на его приобретение. Если работодатель в дополнение к заработной плате выплачивает субсидию на такой билет, эта сумма не облагается налогом.
Такое положение закреплено в §3, п. 15 Закона о подоходном налоге (EstG). Например, если сотрудник приобретает билет за 49 евро, а работодатель доплачивает ему 30 евро для частичного покрытия расходов на покупку, эти средства не облагаются налогом. Кроме того, взносы на социальное страхование из этих 30 евро также не вычитаются.
Заполнение налоговой декларации
В налоговой декларации по заработной плате за 2023 год работодатель должен внести доплату или принять на себя расходы на билет стоимостью 49 евро. Если сотрудник при подаче налоговой декларации за 2023 год подает заявление на получение льготы на проезд в общественном транспорте, налоговая служба уменьшает рассчитанную льготу на сумму необлагаемых налогом совместных расходов. Полученную разницу можно заявить в качестве издержек, связанных с доходами.
Например, если рассчитанная льгота на проезд составляет 185 евро, а сотрудник каждый месяц получает доплату в размере 30 евро на билет за 49 евро, ежемесячные издержки, связанные с доходами, будут составлять 155 евро (185-30).
Дополнительные преимущества
Освобождение от налога в соответствии с §3, п. 15 Закона о подоходном налоге (EstG) предоставляется как в том случае, если сотрудник приобретает билет, а работодатель полностью или частично компенсирует его стоимость, так и если работодатель приобретает проездные и выдает их сотрудникам.
Дополнительные преимущества появляются, если работодатель вносит 25 или более процентов от стоимости проездного. В этом случае билет за 49 евро имеет статус рабочего проездного и на него предоставляется скидка в размере 5%. Например, если работодатель вносит 50% стоимости билета, сотруднику он обойдется в 22,05 евро (49-2,45-24,5).
Билет за 49 евро в качестве конвертации зарплаты
Работодатель имеет право выдавать своим сотрудникам билеты за 49 евро не в дополнение к заработной плате, а в качестве ее конвертации. То есть зарплата брутто будет уменьшена на 49 евро в месяц и, соответственно, сотрудник не платит с этой суммы налоги и взносы на социальное страхование.
Для сотрудника имеет значение, по какой ставке (15% или 25%) работодатель платит налоги с заработной платы. В первом случае сотрудник не имеет права на вычет по издержкам в налоговой декларации. Если компания платит налог по фиксированной ставке 25%, сотрудник имеет право внести в налоговую декларацию 49 евро издержек, которые связаны с доходом.
Пособие на проезд
Полное или частичное возмещение стоимости билета за 49 евро является не единственной возможностью для получения налоговых льгот. Если сотрудник добирается на работу на автомобиле, работодатель может компенсировать его расходы с помощью пособия на проезд. Если пособие не превышает вычитаемую сумму на проезд, компания может уплатить с его суммы единый налог по ставке 15%. Взносы в фонд социального страхования не оплачивают ни работодатель, ни сотрудник.
Вычитаемая сумма на проезд для поездок на личном автомобиле составляет 0,30 евро за 1 километр для первых 20 километров и 0,38 евро с 21-го километра. Расстояние считается в одну сторону. Обычно требуются доказательства количества дней, в которые человек ездит на работу, количества километров и надбавки за расстояние, но имеется возможность воспользоваться правилом упрощения. Оно не может применяться, если по прогнозу сотрудник будет ездить на работу реже 5 дней в неделю, так как часть профессиональных обязанностей выполняет в домашнем офисе.
Ваучер на бензин в размере 50 евро
Ваучер на бензин является альтернативой пособию на проезд. Если стоимость такого ваучера составляет не более 50 евро в месяц, выплата не облагается налогом. Ваучеры на большие суммы не подлежат льготному налогообложению.
Служебный велосипед
Сотрудники могут ездить на работу не только на автомобиле или общественном транспорте. Альтернативой может служить велосипед (обычный или с электроприводом), который предоставляет работодатель. Допустимо его использование как для профессиональных, так и для личных нужд.
Если служебный велосипед предоставляется работодателем в качестве дополнения к заработной плате, в соответствии с §3, п. 37 Закона о подоходном налоге (EStG) он полностью освобождается от налогообложения. Освобождение от налога на стоимость покупки действует даже в том случае, если велосипед используется исключительно в личных целях. Если сотрудник на служебном велосипеде ездит на работу, пособие на проезд можно отнести к издержкам, связанным с доходом.
Служебный велосипед облагается налогом как неденежная выплата, если работодатель предоставляет его сотруднику в рамках конвертации заработной платы. Например, зарплата брутто у сотрудника ежемесячно уменьшается на 60 евро с предоставлением служебного велосипеда с электроприводом. В результате этого возникает вмененный доход. Рекомендованная розничная цена такого велосипеда с электроприводом составляет 3000 евро. Ежемесячный налог необходимо платить с 1% 4-й части стоимости, которая округляется до 100 евро. То есть налогом будет облагаться сумма в размере 7 евро (3000:4 = 750 (округляется до 700 евро) x 1%).
Компенсационная надбавка за инфляцию
В соответствии с §3, п. 11c Закона о подоходном налоге (EstG) работодатели и сотрудники могут воспользоваться налоговой льготой при выплате компенсации за инфляцию. Такой вариант компенсации является весьма популярным, так как налоговые правила в ее отношении проще, чем в случае ваучеров на топливо, надбавок за проезд и служебных велосипедов.
Срок действия льготы ограничен периодом с 26 октября 2022 года по 31 декабря 2024 года. Она заключается в возможности выплаты сотруднику до 3000 евро без уплаты налогов в качестве компенсационной надбавки за инфляцию. Расходование такой выплаты никак не регламентируется, то есть сотрудник может использовать компенсацию на любые нужды, а не только на оплату проезда.
Ограничение суммы компенсационной надбавки за инфляцию привязано к работодателю. То есть если в период с 26 октября 2022 года до 31 декабря 2024 сотрудник несколько раз сменит место работы, каждый работодатель может перечислить ему до 3000 евро с освобождением от уплаты налогов. Нередко случается, что работник переходит в компанию, которая связана с его предыдущим местом работы (например, филиал). В этом случае компенсационная надбавка за инфляцию не будет облагаться налогом, даже если ее выплатит материнская компания, а не прямой работодатель. Выплата будет рассматриваться как необлагаемая налогом зарплата от третьего лица.
Возможности получения льгот при малой занятости
К мини-занятости относится работа с зарплатой до 520 евро в месяц. Работодатель за таких сотрудников платит фиксированные взносы в Minijob-Zentrale. Компании в таких случаях необходимо оплатить 15% на пенсионное страхование, 13% на медицинское страхование и 2% налога на заработную плату и различные взносы.
В случае превышения лимита в 520 евро сотрудник переходит в другую категорию налогообложения. В связи с этим возникает вопрос, возможна ли для сотрудников на мини-работе компенсация билета 49 евро и другие выплаты, не облагаемые налогом, без смены категории налогообложения.
По информации Minijob-Zentrale, компенсация стоимости билета за 49 евро не влияет на ставку налогообложения сотрудников с мини-занятостью. В соответствии с §3, п. 15 Закона о подоходном налоге (EStG) надбавки на проезд не облагаются налогом, то есть при мини-работе зарплата не увеличивается. Выдача работодателем билета за 49 евро не влияет на статус мини-занятости и не повышает фиксированную ставку взносов.
Советы работодателям
Работодатели нередко отказывают сотрудникам в доплатах на проезд, так как опасаются, что это вызовет интерес налоговой инспекции. Они предполагают, что такие доплаты вызовут налоговую проверку, результатом которой станет доначисление налогов.
Чтобы этого избежать, стоит обратиться в налоговую инспекцию с информационным запросом Anrufungsauskunft. Право на такой запрос закреплено в §42 Закона о подоходном налоге (EstG). Необходимо сообщить сотрудникам налоговой инспекции, каким образом доплаты (за проездной билет, ваучер на бензин, возмещение транспортных расходов, компенсационная надбавка за инфляцию) согласованы с сотрудниками и реализованы в системе учета заработной платы.
Налоговая инспекция в ответе на запрос сообщит, соблюдены ли все правила налогообложения заработной платы или имеются ошибки. Такая услуга предоставляется бесплатно и помогает работодателям избавиться от сомнений и не бояться налоговых проверок и доначисления налогов.
Также работодатели могут обратиться к налоговому консультанту, чтобы убедиться в отсутствии ошибок в учете доплат.
