О сроках хранения деловых документов

• свидетельства о рождении (Geburtsurkunde), крещении (Taufurkunde), браке (Heiratsurkunde);
• свидетельства об образовании (Zeugnisse, Ausbildungsurkunden);
• документы, удостоверяющие личность (Personalausweis, Reisepass, Fuehrerschein) и их копии;
• медицинские заключения (aerztliche Gutachten);
• свидетельства о смерти (Sterbeurkunden) и принадлежности к семье (Familienangehoerigen);
• документы для начисления пенсий – трудовые договора (Arbeitsvertraege),
• документы обо всех видах социального страхования (Sozialversicheungsunterlagen),
• расчеты по заработной плате (Gehaltsabrechnungen),
• свидетельства о приеме в учебное заведение (Immatrikulations-bescheinigen) и подлежащих социальному страхованию работах перед началом учебы (sozialabgabepflichtige Jobs).

Основание: Кодекс гражданских законов — BGB, закон о пенсионном страховании – RV-Nachhaltigkeitsgesetz

• получаемые от судебных органов на имя лица — приговоры и решения суда (Urteile),
• приказы суда об уплате просроченного долга (Mahnbescheide),
• судебные дела (Prozessakten).

Основание: Гражданский процессуальный кодекс — ZPO; •

связанные с хранением денег и ценных бумаг в банках, сберегательных кассах и получением от них кредитов – договора, решения, уведомления (Bankunterlagen), документы, подтверждающие получение кредита и его погашения (Kreditunterlagen).

Основание: Банковское законодательство — Banken-und Versicherungsgesetz

До окончания срока договора (а в части только налогового аспекта – в течение 10 лет): документы о различных видах страхования (кроме социальных);

при страховании личных транспортных средств (Autoversicherung) – договор о купле (Kaufvertrag),

справка о налоге на собственника автомобиля (Kraftfahrzeugsteuerbescheid),

технические документы на автомобиль (другое транспортное средство);

докумены о найме квартиры – договор о найме (Mietvertrag),

протокол о передаче (UEbergabeprotokoll),

расчеты расходов по эксплуатации квартиры (Nebenkosten-abrechnungen),

расчеты, которые являются решающими при переговорах о размере залога (Kaution) и компенсации — Abstand (например, стоимость кухонного оборудования, настиле полов и т.д.); документы на собственную квартиру или земельный участок – выписка из поземельной книги (Grundbuchauszug), расчеты на строительство (Baurechnungen),

расчеты, которые при купле имеют решающее значение для переговорах о цене квартиры (земельного участка).

Основание: Кодекс гражданских законов – BGB В течение 10-ти лет следует хранить документы, касающиеся: уплаты подоходного налога, а именно, комплекты документов к налоговой декларации (Steuererklaerung), в т.ч. расчеты по заработной плате (Gehaltsabrechnungen) и все платежные квитанции (Quittungen), которые прилагаются к декларации; решения и уведомления налоговых органов (Steuerbescheide).

Основание: Налоговое законодательство – AO, EStG, GewStG. использования расчетного счета в банках и сберегательных кассах (Kontoauszuege, Rechnungen, Quittungen) Основание: Налоговое и банковское законодательство ведения самостоятельной трудовой деятельности – вступительный баланс (Eroeffnungsbilanz),

бухгалтерские документы (Journal, Buchungsunterlagen, Handelsbuecher) и все приложения к ним (Buchungsbelege),

описи имущества (Inventur), годовые отчеты (Jahresabschluss),

по уплате налогов всех видов (Steuerunterlagen),

указаний по ведению работы (Arbeitsanweisungen) и оформлению ее результатов (Proektunterlagen, Fertigungs-unterlagen).

Основание: Ремесленное уложение и налоговое законодательство В течение 6-ти лет следует хранить деловую переписку и переписку с государственными ведомствами, а именно: получаемые и отправляемые деловые письма (Geschaeftsbriefe);

получаемые от государственных ведомств решения (Bescheide) и уведомления (Benachrichtigungen).

Основание: Кодекс гражданских законов — BGB В течение 2-х лет следует хранить договоры о купле (Kaufvertraege) различных видов движимого имущества (кроме транспортных средств), а также платежные документы (Rechnungen, Quittungen) при оплате различных видов услуг (за радио и телевидение, телефон, почтовые отправления и получения, Интернет, потребляемую энергию, воду, подписку на газеты и журналы, за услуги врачей, нотариусов, адвокатов и т. п.).

Основание: Кодекс гражданских законов — BGB В течение 6-ти месяцев следует хранить платежные документы за ремесленные услуги (Handwerkleistungen) и документы, подтверждающие различные недостатки в ходе организованных экскурсий и путешествий (Reisemaengel).

Основание: Ремесленное уложение – HGB, Кодекс гражданских законов — BGB

1. Документы, которые хранятся на жесткой плате компьютера или технических носителях информации (компакт-дисках, дискетах), должны быть распечатаны во избежание порчи приборов и принадлежностей к ним.

2. Сроки хранения относятся как к подлинникам документов, так и к копиям их с печатями или штампами соответствующих учреждений.