Легализация документов – проблема, которая часто встает перед нашими соотечественниками, проживающими в Германии. Почти все основные документы выданы, что вполне естественно, в тех странах, откуда мы приехали, и не имеют без легализации официального характера. Конечно, уже сам процесс отъезда заставил легализовать все необходимые документы «у себя дома». Но что-то, что не требовало немецкое посольство, мы не легализовали, а потом, спустя годы, в той или иной ситуации это вдруг понадобилось. Что-то, к сожалению, было случайно утеряно или повреждено. Что-то понадобилось заново, потому что с течением времени утратило свою силу. Возникли и новые ситуации, и новые требования закона. Поэтому решать проблему легализации многим из нас приходится и сейчас.
Легализация и апостиль
Легализация документов – это серия определенных законом процедур, смысл которых состоит в том, чтобы документ, выданный в стране происхождения, имел полноценную юридическую силу на территории Германии и принимался в немецких официальных инстанциях. Юридический смысл легализации документов состоит в подтверждении полномочий организации или должностного лица, выдавшего документ и подлинности печати, штампа или подписи.
Как известно, есть только два способа легализации: консульская легализация или апостиль. Апостиль не зря называют упрощенной легализацией. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, печати или штампа, которым скреплен данный документ. Причем подпись, печать или штамп, проставленные уже на самом апостиле, не требуют какого-либо заверения. Апостиль также удостоверяет качество, в котором выступило лицо, подписавшее документ. Речь идет о том, сам ли обладатель документа его представил или его доверенное лицо. Апостиль проставляется компетентным органом государства или на самом документе, или на листе, скрепленном с документом.
Консульская легализация, в отличие от апостиля, предполагает заверение оригиналов документов или их нотариально заверенных копий в официальных инстанциях, например, Министерстве иностранных дел, Министерстве юстиции или в самом консульстве или посольстве. Соответственно, консульская легализация требует и больших сроков для своего выполнения и, зачастую, больших материальных затрат, чем апостиль. Для консульской легализации документ уже должен быть, как правило, переведен на немецкий язык и этот перевод должен быть нотариально заверен.
Гаагская конвенция
Когда речь идет о легализации документов, часто приходится слышать о Гаагской конвенции. 5 октября 1961 года в Нидерландах была подписана Гаагская конвенция, призванная упростить признание иностранных документов. До подписания Гаагской конвенции все иностранные документы подлежали обязательной легализации в дипломатических представительствах. В тексте Гаагской конвенции сказано: «Настоящая конвенция распространяется на официальные документы, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства».
С подписанием Конвенции консульскую легализацию для стран-участниц Конвенции заменил апостиль, как более простая процедура. Но не все так просто. Германия в свое время категорически возражала против присоединения к Гаагской конвенции Украины, считая апостиль недостаточной защитой от подделки и предоставления неверных данных в украинских документах. В связи с этим Германия и сейчас не принимает апостиль украинских документов, в отличие, например, от апостиля российских документов. Правомерны ли такие действия по отношению к государству, присоединившемуся к Гаагской конвенции? Да, правомерны.
В самом тексте Гаагской конвенции указано, что действие Конвенции может быть ограничено на своей территории любым участником Конвенции. Это означает, что присоединение к Гаагской конвенции признается государствами-участниками Конвенции в свободном порядке, то есть одни страны могут признать присоединение конкретного государства к Конвенции, а другие, если имеют возражения, нет, и имеют полное право не принимать требования Конвенции по отношению к этой стране. Германия присоединение к Гаагской конвенции Украины признать отказалась, но при этом никакого нарушения Конвенции в действиях Германии, как видите, нет.
Так что, в принципе, возможны любые варианты. Поэтому вопрос легализации для каждой страны, ранее входившей в СССР, носит конкретный характер, и должен уточняться в сервисных бюро и дипломатических представительствах страны происхождения.
Что нужно легализовывать
Что не подлежит легализации? Все подлинники и копии документов, на которых есть фотографии. В число таких документов входят паспорт, военный билет, любые удостоверения личности других типов, пенсионное удостоверение, водительские права, документы о принадлежности к какой-либо конфессии и другие документы.
Что подлежит консульской легализации и проставлению апостиля? Все документы об образовании: дипломы, аттестаты и тому подобные документы. Документы о гражданском состоянии: свидетельства о браке, разводе, рождении, смерти и другие документы о гражданском состоянии. Материалы по гражданским и уголовным делам и судебные решения. Справки и доверенности определенных законом видов. Документы юридических лиц, удостоверяющие собственность, налоги и тому подобные важные факты.
Надо иметь в виду, что в каждой стране существуют свои правила, по которым для легализации признаются или не признаются правомочными нотариально заверенные копии документов. Это означает, что в одних случаях на таких копиях можно при заверении ставить печать, а в других нельзя. Поэтому каждый раз этот вопрос требует специального уточнения. Чаще всего признаются действительными для легализации только в оригинальном виде свидетельства о браке, разводе, рождении, смерти, смене фамилии, доверенности, нотариально оформленные заявления о семейном положении или нотариально оформленные разрешения на вывоз детей.
Архивные справки, свидетельства о налогах или регистрации фирмы, документы о полученном общем или специальном образовании, решения судов, как правило, могут быть заверены как в оригинальном виде, так и в виде нотариально заверенной копии.
Куда надо обращаться
Важно учесть, что легализация официальных документов может быть совершена только и исключительно в той стране, в которой этот документ был выдан. Следовательно, в немецких национальных учреждениях легализовать документ, выданный в стране происхождения, нельзя. Здесь в конкретных случаях проходят только следующие этапы легализации, если этого требуют немецкие законы.
Что делать в том случае, когда обстоятельства затрудняют или делают и вовсе невозможной поездку в страну своего происхождения? Можно обратиться в свое посольство. Это решение имеет своим плюсом официальность действий. Но огромный минус – стоимость услуг и большие сроки, нередко превышающие даже один год. Следующий вариант – родственники и знакомые. Они могут жить в стране вашего происхождения или могут как раз туда ехать на достаточно длительный срок. Конечно, на того человека, который займется легализацией ваших документов, надо оформить соответствующую доверенность. За кадром этого решения остается стоимость этой услуги. Будут ли ваши родственники или знакомые брать с вас деньги, и сколько именно, вопрос, как всегда, сугубо конкретный и детализации и прогнозам не подлежит.
Третий вариант – агентство, расположенное в Германии и предоставляющее услуги по легализации документов в республиках СНГ. Чаще всего такое агентство тоже действует не прямо, а через другое такого же рода агентство на территории республики СНГ. Следовательно, тоже пройдет немало времени, и цена далеко не всегда будет терпимой. Хотя, безусловно, у этого варианта немало плюсов: не надо тратить свое личное время, не надо никуда ехать. Единственный совет в таких случаях: осведомиться, какую ответственность несет данное агентство, если документы будут утеряны или грубо, в разы, будут нарушены сроки легализации, о которых вы договорились с агентством.
Четвертый вариант — обратиться в специализированное агентство сразу же на территории страны, откуда вы приехали в Германию. Здесь цена услуги будет, как правило, меньше, так как в этом случае вместо двух агентств зарабатывает деньги только одно. Документы в такое агентство могут быть отправлены международной экспресс – почтой и точно так же придут обратно. Стоимость отправления около 50 евро за оба конца.
Так как эти документы имеют для вас большое значение, просто необходимо, в ваших же интересах, на почте оформить страховку на случай их утраты. Согласно этой страховке, почта в случае утраты оплатит все официальные затраты на восстановление документов. Такая страховка очень нужна, потому что стоимость восстановления документов может достигать сумм и в сотни, и в тысячи евро. После того, как легализация будет завершена, документы подаются в немецкое посольство. После прохождения посольства документы можно перевести на немецкий язык. Лучше всего это сделать уже в Германии, хотя и не обязательно.
Когда документы утеряны или устарели
Есть случаи, когда документы, выданные в СССР, считаются устаревшими, то есть утратившими свою силу. Эта логика законодателей исходит из того, что СССР, как государства, больше не существует, и в определенных случаях документы должны переоформляться, как выданные новым государством, возникшим после распада СССР.
В случае же утери документов необходимо получить их дубликат. Для получения дубликата лучше всего использовать копию утраченного документа. К сожалению, это возможно лишь в тех случаях, когда таковая копия была владельцем предусмотрительно сделана. Но это, разумеется, бывает далеко не всегда.
Если копии утерянного документа нет, то желательно иметь на руках следующие данные по документу: дату и место регистрации, номер актовой записи, место и дату выдачи. Если этих данных нет, остается отправить запрос в ту организацию, которая выдавала документ или в соответствующий архив.
Если же вы хотите, чтобы вопросом выдачи дубликата занялось сервисное агентство, необходимо выдать соответствующую доверенность на сотрудника этого агентства, который будет заниматься вашим вопросом. Эта доверенность, в свою очередь, должна быть легализована консульской легализацией или апостилем. Полученный в результате дубликат, естественно, тоже должен пройти процедуру легализации, чтобы быть принятым немецкими официальными инстанциями.
Стоимость истребования дубликатов с помощью сервисных агентств, естественно, разная для разных стран. Для Украины и Молдавии — от 100 евро, для Казахстана и Белоруссии — от 125 евро, для России — от 300 евро. Разными являются и сроки получения дубликатов: от одного до трех месяцев.
Не будет дешевым и вариант самостоятельного затребования дубликатов. Помимо необходимых страховых и почтовых расходов, нужно брать в расчет и затраченное личное время, звонки, оплату официальных тарифов тех ведомств, которые будут выдавать вам справки и дубликаты. Это в тех случаях, когда получить дубликат можно без личной поездки. Если же придется ехать, стоимость поездки начисто перекроет стоимость услуг сервисного агентства. Правда, поездку можно совместить с регулярным визитом на прежнее место жительства, но это не всегда удается.
Справки о несудимости
Этот вид документов необходим в некоторых случаях при оформлении ПМЖ в Германии или для вступления гражданина (гражданки) стран СНГ в брак с немцем. Как и любой другой документ, справку о несудимости можно получить либо при личной явке, либо действуя на расстоянии, либо поручив эту операцию сервисному агентству.
Если вы захотите получить справку через сервисное агентство, вам будет необходимо оформить доверенность на ее получение на сотрудника этого агентства, предоставить копию своего паспорта и заполнить соответствующую анкету. Стоимость такой справки примерно составляет: для Украины – от 20 евро, для России и Белоруссии — от 100 евро, для Казахстана — от 125 евро, для Молдовы — от 150 евро.
Сроки получения справки о несудимости также различны: для Украины — от одной недели, для Казахстана и Молдовы — от двух недель, для Белоруссии и России — от одного месяца. Разумеется, после получения справка о несудимости должна быть легализована и переведена на немецкий язык.
