Фирмы, проявляющие по отношению к неплательщикам высокий уровень профессионализма в выдвижении претензий и взыскании долгов, имеют больше шансов избежать самого худшего. По мнению экспертов, многие предприятия, особенно небольшие и совсем маленькие, реагируют на задержку оплаты счетов клиентами слишком поздно и неверно. Это касается как самих напоминаний об оплате, так и тона, в котором они выдержаны. С одной стороны, не стоит «стрелять из пушки по воробьям», и напоминание об оплате не должно выглядеть угрозой. С другой стороны, руководителям фирм не следует из ложно понимаемой скромности и боязни показаться навязчивыми воздерживаться от рассылки неплательщикам напоминаний об оплате. Если руководство фирмы предпринимает по отношению к «забывчивым» плательщикам верные шаги, они воспринимают это скорее положительно, чем отрицательно, в глубине души понимая, что никому не хочется терять честно заработанные деньги. Правильная формула поведения при взимании просроченного платежа сводится к трем пунктам: напоминать (erinnern), предупреждать (mahnen) и предлагать конструктивные решения (konstruktive Loesungsvorschlaege unterbreiten). При использовании этой тактики нередко расплачиваются даже те клиенты, которые действительно не в состоянии внести требуемую сумму немедленно или за один раз.
Первое напоминание об оплате (Erinnerung) лучше всего послать через неделю после оговоренного срока платежа. Примерно через месяц после первого следует отправить второе напоминание, составленное более настойчиво и категорично. Очень желательно попытаться связаться с неплательщиком и выяснить причины задержки с оплатой. Личный контакт способен творить чудеса, поскольку клиенты, как правило, осознают свою неправоту и при разговоре ощущают неловкость, от которой им хочется поскорее избавиться. Предупреждения (Mahnungen) не следует нумеровать. Если за первым следует предупреждение номер два, за ним – номер три и так далее, для неплательщика это служит сигналом, что он может тянуть время практически до бесконечности. Вместо этого следует четко и доходчиво разъяснить в послании последствия, которые повлечет за собой дальнейшая задержка с оплатой счета. А если клиент упорно не торопится этого делать, не следует стесняться и того, чтобы предупредить должника о необходимости оплаты через суд (gerichtliches Mahnverfahren).
Если оплата производится из фонда общественных средств, т.е. заказчиком выступает государственная организация, предпринимателю следует изначально настроиться на оплату счета через «90 дней плюс икс», предупреждают эксперты. К сожалению, в стране сложилась устойчивая практика, согласно с которой государственные органы рассматривают счета в качестве беспроцентных кредитов. В то же время опасность того, что счет вообще не будет оплачен, в подобных случаях чрезвычайно мала.
Если предприниматель не в состоянии справиться с заядлым неплательщиком самостоятельно, наступает время пустить в ход «тяжелую артиллерию». В частности, целесообразно, особенно с точки зрения психологии, передать дело о взыскании задолженности посторонней фирме. С одной стороны, посредничество посторонней фирмы смягчает напряженность в отношениях с клиентом. С другой стороны, новый бланк официального послания с другим названием фирмы станет для неплательщика свидетельством серьезности намерений. Кроме того, затраты на гонорар посторонней фирме могут быть декларированы в качестве оплаты услуг сторонних организаций (externe Kosten) и списаны с подлежащих налогообложению доходов. В противном случае все расходы, связанные с взиманием задолженности, останутся проблемой самого предпринимателя.
Фирмы, специализирующиеся на взимании денег по просроченным счетам, существенно различаются по уровню и форме оплаты своих услуг. Некоторые взимают с клиентов только сборы за оформление и обработку (Bearbeitungsgebuehren), другие оставляют себе часть основной суммы задолженности – как правило, от 20 до 30%. Но существуют и фирмы, которые выставляют счета за свои услуги не заказчикам, а должникам со ссылкой на ущерб, понесенный доверителями из-за неоплаты счетов в установленный срок.
