Весной многие бюргеры испытывают непреодолимое желание освободить свои квартиры и дома от ненужных вещей и бумаг. И очень часто под горячую руку попадают старые счета, давнишние официальные письма, квитанции, справки, расписки и прочий бумажный хлам под названием Altpapier. А между тем, уверяют юристы, консультанты по налогам и защитники прав потребителя, не каждый старый документ подлежит отправке в макулатуру. Документы, связанные с начислением налогов, надо хранить годами, а имеющие отношение к пенсии – лучше десятилетиями. Так что, весенняя чистка – дело хорошее. Но по отношению к документам надо быть очень бдительным!
«Чем дольше я живу в Германии, – пожаловался как-то мой хороший знакомый, – тем больше бумаг накапливается у меня в квартире. И подвал уже забит ими до потолка! Моя жена грозится выбросить все папки в макулатуру, а я сопротивляюсь: может быть, ещё пригодятся?».
Согласно статистике, каждый житель Федеративной Республики в среднем хранит у себя дома семь папок (Ordner), битком набитых всевозможными документами. Если же семья состоит из двух человек – то в квартире хранится 14, а в семье из 3-х – более 20 офисных папок, распухших от пожелтевших страниц. В экстремальных случаях, когда, например, члены семьи были втянуты в судебные разбирательства или много лет подряд занимались мелким бизнесом, количество папок может исчисляться уже не десятками, а сотнями. И порой они занимают больше места в доме, чем сами люди.
Aufbewahrungsfrist (срок хранения) – это отрезок времени, в течение которого подлежащая архивированию документация должна храниться на предприятии, в архиве частного предпринимателя (Selbstaendige) или человека свободной профессии (Freiberufler).
Архивирование документов для налоговых деклараций
Как правило, считают эксперты Союза налогоплательщиков Германии (Bund der Steuerzahler), частные лица не обязаны архивировать счета, расписки, квитанции, чеки (Rechnungen и Belege) и т.д., которые использовались при составлении налоговой декларации. «Если их копии были представлены финансовому ведомству (Finanzamt), а присланный этой инстанцией ответный документ (Steuerbescheid) не вызывал нареканий, то счета, расписки и квитанции можно смело выбросить в мусор».
Однако в ответном письме финансового ведомства чёрным по белому написано, что этот документ «отчасти имеет временный характер» (Der Bescheid ist nach §165 Abs.1 Satz 2 AO teilweise vorlaefig). Значит, он может быть по какой-то причине откорректирован. А если в связи с этим возникнут разногласия и кому-то опять захочется увидеть старые счета, чеки или квитанции, которые давно уже лежат в макулатуре?
Что касается тех, чей годовой доход пополняется также за счёт прибыли от ценных бумаг, накопительных счетов и прочих финансовых продуктов, то здесь все единодушны: выписки из банковских счетов (Kontoauszuege) рекомендуется хранить в течение нескольких лет. А для особо значительных прибылей (100.000 евро и более) – как минимум 6-летнее архивирование просто обязательно.
Архивирование документов, связанных с начислением пенсии
Особенно осторожным, предупреждают эксперты, надо быть с теми документами, которые могут оказаться необходимыми при начислении пенсии: справки, свидетельства, характеристики с места работы, сертификаты учебных заведений, курсов повышения квалификации – короче, любая бумага, подтверждающая трудовую занятость человека (или учёбу), в рамках которой на соответствующие счета поступали пенсионные отчисления с зарплаты. То же самое относится и к тем отрезкам времени, когда человек «находился на безработице», и отчисления в пенсионный фонд поступали от бирж труда, социальных ведомств и прочих инстанций.
Получая регулярные сообщения от Rentenversicherung, каждый из нас, разумеется, сам может внимательно проверить наличие временных пробелов в этих документах (не дожидаясь момента выхода на пенсию) и заставить пенсионный фонд соответствующим образом откорректировать базу данных. И тогда вроде бы справки, свидетельства и прочие документы, подтверждающие трудовую занятость, можно было бы сдать в макулатуру. Но некоторые эксперты советуют всё-таки этого не делать. Мало ли что! Не состыкуется где-то что-то в бюрократической круговерти, и доказывай потом всем и каждому, что ты не верблюд.
Так что, документы, подтверждающие как трудовую деятельность, так и периоды безработицы, лучше всего хранить до момента выхода на пенсию. Как говорят немцы, sicher ist sicher.
Не менее бдительными надо быть и при хранении каких бы то ни было страховых полисов, будь то страхование имущества или страхование жизни.
Архивирование документов и предпринимательство
А вот для тех, кто занимается предпринимательской деятельностью или работает как Freiberufler (человек свободной профессии: врач, налоговый консультант, коучер, доцент, журналист, артист, музыкант и т.д.), сроки хранения тех или иных документов просто предписаны действующими законодательными актами (§237 и §257 Handelsgesetzbuch, а также §147 Abgabenordnung).
Официальные письма, деловые бумаги, документы, имеющие значение для начисления налогов и т.д. должны храниться не менее 6-ти лет. А вот бухгалтерские балансы, итоги инвентаризаций, производственные инструкции, счета и т.д. и т.п. – не менее 10-ти. При этом отсчёт срока хранения начинается с окончания календарного года, в течение которого этот документ был составлен или получен. А конец срока – последний календарный день того года, до которого документ должен был быть сохранён. Например, выписка из банковского счёта, датированная 31-м мая 2003-го года. Срок хранения такого документа – 10 лет. Стало быть, начало срока хранения – 1 января 2004-го, а окончание – 31-е декабря 2013-го года (см. таблицу сроков хранения некоторых документов).
Документы, которые уже можно уничтожить в текущем 2014-м году
Наименование документа – «Год рождения»
Auftragsbuch – 2007
Ausgangsrechnung – 2003
Auszahlungsbeleg – 2003
Baugenehmigung – 2007
Fahrtenbuch – 2003
Gehaltsliste – 2003
Inventurunterlagen – 2003
Lieferschein – 2003
Postbankbelege – 2003
Preislisten – 2007
Rechnungen – 2003
Schriftwechsel – 2007
Telefonkostennachweise – 2003
Vollmachten (Urkunden) – 2007
Архивирование электронных документов (digitale Archivierung)
Что же касается документов, составленных или полученных в электронном виде (например, E-mail-письма, PDF-счета и т.д.), то на многих предприятиях их спешат распечатать, чтобы хранить в бумажном варианте. А между тем в этом нет никакой необходимости. Для электронных документов, которые, разумеется, надо хранить в соответствии с действующими нормативными актами (немецкими – Code of Practice «Grundsaetze der elektronischen Archivierung» des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. или международными – Norm ISO 14721 OAIS Open Archival Information System), действуют те же самые сроки и правила. Только форма хранения иная. Так что распечатывать электронные счета и подшивать их в папки просто бессмысленно и дорого.
Но если предприятия очень постепенно, но всё-таки переходят к электронному архивированию документации, то частные лица почему-то категорически не хотят пользоваться достижениями технического прогресса. Ну, казалось бы, что может быть более удобным, чем электронное архивирование, если содержимое 14-ти хранящихся дома папок разместится на одной флешке (USB-Stick) объёмом 16 гигабайт. Ещё и место останется для нескольких сотен фотографий. Так нет же, бюргеры не только упрямо продолжают хранить документы в бумажном виде, но также превращают электронные документы в бумажные, не скупясь на бумагу и чернила для принтера.
А ведь гораздо разумнее было бы не только хранить электронные документы в том виде, в котором они получены, но также при помощи сканирования перевести бумажные в электронный вариант. А бумаги сдать в макулатуру, освободив, наконец, свои квартиры и дома от десятков папок.
Почему бюргеры остаются верны бумаге
Согласно проведенному недавно Федеральным Союзом информационных технологий, телекоммуникации и новых средств информации (Bitcom) опросу, выяснилось, что всего 6% бундесбюргеров регулярно дигитализируют документы, получаемые ими по почте. Подавляющее большинство не занимаются этим по многим причинам. 53% опрошенных сказали, что у них нет соответствующей техники (сканеров). 38% не делают этого, потому что им лень. 37% боятся, что документы, хранящиеся в электронном виде, могут быть украдены хакерами. 23% опасаются потери данных из-за технических дефектов. А 12% опрошенных признались, что вообще не умеют пользоваться сканером. Ну, что касается предпоследнего аргумента, то эту проблему можно решить очень просто: архивировать документы не на одном, а как минимум на двух носителях (на компьютере и флешке, на флешке и CD-ROM’е и т.д.). Не умеющие сканировать могут быстро этому научиться. Отсутствие же сканера – проблема серьёзная, а уж наличие лени – просто неразрешимая. И добавить здесь нечего.
Дигитальные архивы «в облаках»
Председатель Союза Bitcom Андреас Новоттка (Andreas Nowottka) настоятельно советует архивировать дигитальные документы не только на твёрдых носителях (диски, флешки, карты памяти и т.д.), но в первую очередь воспользоваться услугами так называемых «облачных хранилищ данных (Cloud) или «онлайн-хранилищ», которые сегодня можно арендовать либо совершенно бесплатно, либо (при значительном объёме) за совсем небольшие деньги. При этом, – убеждает г-н Новоттка, – степень риска потерять документы практически равна нулю. Хранящиеся дома в папках бумаги могут пропасть при наводнении, сгореть при пожаре или нечаянно быть выброшены в мусор другим членом семьи. А вот в дигитальный архив Cloud-хранилища попасть может только тот, кто знает код, известный лишь хозяину архива.
И, кстати, не надо путать понятия «Datensicherung» и «Datensicherheit». Datensicherung – это намеренное создание копий документов на тот случай, если при пропаже оригинала придётся воспользоваться дигитальной копией. А Datensicherheit – это обеспечение такого архивирования данных, которое гарантирует хозяину архива защиту от кибер-атак, кто бы за ними не стоял: хакеры, службы безопасности, налоговые ведомства и т.д. Так вот, в этом смысле хранение данных на собственном компьютере, куда кибер-мошенники и фискальные инстанции могут забросить «троянских коней» (трояны) и прочие программные штучки, – действительно небезопасно.
Сроки хранения избранных документов для частных лиц
Время от времени немецкие средства массовой информации публикуют сроки хранения тех или иных документов. Некоторые я считаю уместным упомянуть в этой статье:
- Kaufvertraege, Kassenbons, Quittungen (договора купли-продажи, чеки, квитанции об оплате и т.д.) надо хранить до тех пор, пока не истечёт срок гарантии. Однако некоторые эксперты рекомендуют и далее держать эти документы в своём архиве. Например, на случай квартирной кражи, когда страховой компании придётся доказывать, какие вещи и ценности пропали.
- Nebenkostenabrechnungen (коммунальные расходы), получаемые от домовладельца, хранить вообще не обязательно, но они всё-таки могут пригодиться, если человеку придётся подать заявление (Antrag stellen) на социальную дотацию на жильё. А жилищное ведомство (Wohnungsamt), как правило, требует предоставить ему в этом случае Nebenkostenabrechnungen за последние 2 года.
- Rechnungen (счета) в соответствии с действующими нормативными актами имеют срок давности (Verjaehrungsfrist) 3 года. Исключение – счета от сантехников, электриков, строителей и представителей прочих ремесленных профессий (Handwerkerrechnungen), их надо хранить как минимум 5 лет, поскольку именно на этот отрезок времени распространяется гарантия качества произведенных этими специалистами услуг (так называемый Gewaehrleistungspflicht).
- Roentgen-, CT-Aufnahmen (рентгеновские снимки, результаты магнитно-резонансных томографий и т.п.), которые медики выдают пациентам, надо хранить не менее 10-ти лет. А для несовершеннолетних детей – до достижения ими 28-летнего возраста.
- Mahnbescheide (повторные напоминания об оплате) надо держать в архиве не менее 30-ти лет в течение действия всего срока давности.
- Steuerbescheide (ответные документы финансового ведомства) и связанные с налоговыми декларациями документы рекомендуется хранить в течение 10-ти лет.
- Mietvertrag (договор аренды жилья) и Uebergabeprotokolle (протоколы о передаче арендуемых помещений) эксперты советуют не выбрасывать в макулатуру ранее, чем через 3 года после расторжения договора.
